Mula noong simula ng pandemya ng COVID-19, ang IRS ay nahuli ng halos isang taon sa pagproseso ng mga papel na pagbabalik ng buwis. Noong Marso 18, 2022, ang backlog ng pagbabalik ng papel ay umabot sa halos 15 milyon. Karamihan sa mga nagbabayad ng buwis ay tumatanggap ng mga refund, kaya ang mga pagkaantala sa pagproseso ng pagbalik ay karaniwang nangangahulugan ng mga pagkaantala sa refund. Ang mga pagkaantala sa pag-refund ay nagdulot ng pagkabigo para sa marami at paghihirap sa pananalapi para sa ilan, na posibleng kabilang ang mga pagpapaalis, pagsasara ng mga utility, at kawalan ng kakayahang bumili ng pagkain at mga gamot.

Sa ibang mga kaso, ang kawalan ng kakayahan ng isang nagbabayad ng buwis na magbigay ng patunay ng kasalukuyang paghahain at isang transcript ng buwis dahil sa mga pagkaantala sa pagproseso ay nakaapekto nang masama sa mga aplikasyon ng pautang, kabilang ang mga aplikasyon para sa mga mortgage, personal o negosyo na mga pautang, at maging ang tulong pinansyal ng mag-aaral.

Noong inilabas ko ang aking taunang ulat noong Enero, sinabi ko na ang papel ay Kryptonite ng IRS at ang IRS ay nakabaon dito. Ang dahilan kung bakit napakahirap ng pagbabalik ng papel ay ang IRS ay hindi pa rin nagpapatupad ng teknolohiya upang mabasa ng makina ang mga ito, kaya ang bawat digit sa bawat pagbabalik ng papel ay dapat na manual na i-keystroke sa mga IRS system ng isang empleyado.

Hindi naman kailangang ganyan. Sa nakalipas na dalawang dekada, ang mga ahensya ng buwis ng estado ay gumagamit ng teknolohiya sa pag-scan upang i-automate ang pagproseso ng mga pagbabalik ng buwis sa papel. Sa panahong iyon, isinaalang-alang, tinanggihan, iminungkahi, muling isinasaalang-alang, bahagyang ipinatupad, at ipinagpaliban ng IRS ang tanong kung ipapatupad ang teknolohiya sa pag-scan.

Kahapon, naglabas ako ng Taxpayer Advocate Directive (TAD) na nagdidirekta sa IRS na makipagtulungan sa industriya ng software ng buwis para ipatupad ang 2-D barcoding para sa susunod na panahon ng pag-file. Inutusan din ng TAD ang IRS na ipatupad ang optical character recognition (OCR) o katulad na teknolohiya para sa susunod na season ng pag-file kung maaari o, kung hindi, para sa susunod na season ng pag-file. Sa blog na ito, magbibigay ako ng pangkalahatang-ideya ng problema at kung ano sa tingin ko ang dapat gawin ng IRS para malutas ito.

Ang Problema: Dapat I-keystroke ng Mga Empleyado ng IRS ang Bawat Digit Mula sa Buwis sa Papel na Ibinabalik sa Mga Sistema ng IRS

Bagama't ang pandemya ng COVID-19 ay nagdulot ng mga pagkaantala para sa ilang mga nagbabayad ng buwis na nag-e-file ng kanilang mga pagbabalik, ang napakalaking karamihan ng mahabang pagkaantala ay naranasan ng mga nagbabayad ng buwis na naghain ng mga orihinal na pagbabalik sa papel o naghain ng mga binagong pagbabalik, na karaniwang pinoproseso bilang mga pagbabalik ng papel kahit na isinumite sa elektronikong paraan. Noong nakaraang taon, nakatanggap ang IRS ng halos 17 milyong papel na Form 1040, higit sa 4 na milyong Form 1040-X, at milyun-milyong papel na pagbabalik ng negosyo.

Ang mga pagkaantala sa pagpoproseso ng mga pagbabalik na ito ay nagreresulta mula sa lumang proseso ng paggamit ng data ng IRS. Ang pagpapaandar ng pagpoproseso ng pagsusumite ng IRS ngayon ay nagbubunga ng mga larawan ng kung ano ang hitsura ng transkripsyon ng data noong 1960s – bago ang edad ng impormasyon. Manu-manong transcribe ng mga empleyado ang lahat ng mga pagbabalik ng buwis sa papel. Binubuo ang transkripsyon ng keystroking bawat digit at bawat titik sa pagbabalik. Para sa katamtamang kumplikadong pagbabalik, ilang daang digit ang maaaring kailanganing i-transcribe. Para sa mas mahabang pagbabalik na may higit pang mga form at iskedyul, ang bilang ng mga digit ay maaaring lumapit o lumampas sa 1,000 digit.

Sa taong 2022, hindi lang ito mukhang baliw. Ito ay baliw.

Ang Solusyon: Ipatupad ang Scanning Technology sa Machine Read Paper Returns

Sa kabutihang palad, mayroong dalawang uri ng teknolohiya sa pag-scan na magpapahintulot sa IRS na "magbasa ng makina" na mga pagbabalik ng papel at bawasan ang pangangailangan para sa manu-manong pagpasok ng data. Ang teknolohiya ng pag-scan ay magpapabilis ng pagbabalik ng pagproseso, makabuluhang bawasan o alisin ang mga error sa transkripsyon, at magbibigay-daan sa IRS na muling italaga ang mga empleyado mula sa mga trabaho sa pagpasok ng data sa iba pang mga posisyon, sa huli ay makatipid ng sampu-sampung milyong dolyar sa mga gastos sa paggawa. Sa kasalukuyan ay may dalawang nangungunang uri ng teknolohiya sa pag-scan: (i) 2-D barcoding at (ii) OCR.

2-D Barcoding at 20 Taon ng IRS Indecision

Kapag ang isang customer ay bumili ng produkto sa isang grocery store o isang parmasya, ang produkto ay karaniwang minarkahan ng isang barcode na maaaring i-scan sa linya ng pag-checkout. Katulad nito, kapag ang isang nagbabayad ng buwis ay naghahanda ng isang tax return gamit ang software sa pagbabalik ng buwis, ang mga kumpanya ng software sa pangkalahatan ay maaaring maglagay ng 2-D barcode sa pagbabalik na nag-e-encode ng data ng pagbabalik sa isang form na nababasa ng makina. Maaaring i-scan ng IRS ang barcode - tulad ng ginagawa ng supermarket o parmasya - at i-convert ang data sa isang digital na form na magpapahintulot sa IRS na iproseso ang pagbabalik tulad ng isang e-file na pagbabalik.

Ang 2-D barcoding technology ay mahusay na itinatag. Noong 2002 - ganap na dalawang dekada na ang nakalipas - iniulat namin na 17 estado ang gumagamit ng 2-D barcoding para sa mga pagbabalik na inihanda gamit ang tax return software ngunit inihain sa papel, at inirerekumenda namin ang IRS na isaalang-alang din ang paggawa nito. Noong panahong iyon, hindi sumang-ayon ang IRS sa aming rekomendasyon na isama ang mga 2-D na barcode sa Forms 1040, na nagsasaad na ang paggawa nito ay makakasira sa layunin ng paglipat ng mga nagbabayad ng buwis sa e-filing. Noong 2003, gayunpaman, nagsimulang makipagtulungan ang IRS sa mga developer ng software sa pagbabalik ng buwis sa isang 2-D na proyekto para sa iba pang mga form ng buwis, at ang IRS ay nagpatupad ng 2‑D barcoding para sa ilang mga form, kabilang ang Mga Iskedyul K-1.

Noong 2014, binaligtad ng IRS ang posisyon nito tungkol sa 2-D barcoding para sa Forms 1040, na humihiling na bigyan ito ng Kongreso ng awtoridad na hilingin sa mga nagbabayad ng buwis na naghahanda ng kanilang mga pagbabalik gamit ang software ngunit i-file ang mga ito sa papel upang i-print ang kanilang mga return gamit ang isang scannable na 2-D barcode. Noong 2018, naglalaman ang House-passed na bersyon ng Taxpayer First Act ng probisyon na nangangailangan ng 2-D barcoding. Sa oras na iyon, muling binago ng IRS ang posisyon nito. Sinabihan kami na hiniling ng IRS na alisin ang probisyon sa batas upang bigyan ito ng flexibility na magpatibay ng mga alternatibong teknolohiya sa pag-scan tulad ng OCR. Inalis ng Kongreso ang probisyon mula sa pinal na bersyon ng Taxpayer First Act na pinagtibay, ngunit hindi pa rin ipinatupad ng IRS ang anumang uri ng teknolohiya sa pag-scan para sa Forms 1040.

Kaya, 20 taon pagkatapos ng higit sa isang-katlo ng mga estado ay gumagamit na ng 2-D barcoding, 18 taon pagkatapos na unang inirekomenda ito ng National Taxpayer Advocate para sa Forms 1040, 8 taon matapos hilingin ng Treasury Department na bigyan ng Kongreso ang IRS ng awtoridad na mag-utos ng 2-D barcoding, at 4 taon pagkatapos hangarin ng Kongreso na ibigay ang awtoridad na iyon at binago ng IRS ang posisyon nito, nahahanap ng sistema ng buwis ang sarili nito sa isang krisis na maaaring wala, kahit sa antas na ito, kung ipinatupad ang 2‑D barcoding o katulad na teknolohiya.

Batay sa pagsusuri ng TAS, 50%-60% ng mga indibidwal na income tax return na isinumite sa papel at naproseso sa nakalipas na dalawang taon ay inihanda gamit ang tax return software at hindi na kailangang i-transcribe kung idinagdag ang 2-D barcodes. Bagama't ang IRS ay nag-anunsyo ng mga plano na magtrabaho sa backlog bago ang katapusan ng 2022, hindi malinaw na magagawa nito. Ang pagpapatupad ng 2-D barcoding para sa mga pagbabalik ng papel na isinampa simula noong Enero 2023 ay magsisilbing patakaran sa seguro laban sa patuloy na backlog sa susunod na taon sa pamamagitan ng pagbabawas sa pagdagsa ng mga bagong pagbabalik ng papel na nangangailangan ng transkripsyon. Kahit na nagtagumpay ang IRS sa backlog nito sa taong ito, babawasan ng 2-D barcoding ang oras at mga gastos sa pagpoproseso sa mga darating na taon, na magbibigay-daan sa IRS na muling magtalaga ng mga empleyado sa pagpoproseso ng pagsusumite upang magsagawa ng iba pang gawain.

Optical Character Recognition Technology

Ang OCR ay isang mas bagong teknolohiya na may iba't ibang mga pakinabang at disadvantages kumpara sa 2-D barcoding. Ang pangunahing bentahe ay maaari itong magamit sa pagbabasa ng makina lahat mga pagbabalik ng papel, kabilang ang mga pagbabalik na inihanda sa pamamagitan ng kamay. Ang pangunahing kawalan ay hindi gaanong tumpak. Halimbawa, ang isang "1" at isang "7" ay maaaring magkamukha, kaya maaaring mali ang pagbasa ng OCR sa digit. Gayunpaman, ang teknolohiya ng OCR ay dapat pa ring maging mas tumpak kaysa sa manu-manong transkripsyon ng data dahil ang isang empleyado ay hindi lamang magkakaroon ng parehong kahirapan sa pagkilala sa pagitan ng "1" at "7" kundi pati na rin ang pagpindot sa maling key nang hindi sinasadya sa pana-panahon. Noong nakaraang taon, ang mga empleyado ng IRS ay gumawa ng mga error sa transkripsyon sa humigit-kumulang 22 porsiyento ng mga pagbabalik ng papel.

Sa mga talakayan sa mga ahensya ng buwis ng estado, sinabihan kami na ang ilang mga estado ay gumagamit ng parehong 2-D barcoding at OCR. Kung saan ang pagbabalik ay inihanda gamit ang software at maaaring maglapat ng barcode, ang barcode ay nagbibigay ng halos 100 porsiyentong katumpakan. Kung ang isang pagbabalik ay hindi inihanda gamit ang software o kung ang isang barcode ay hindi mabasa (Halimbawa, kung saan ang toner cartridge ng isang nagbabayad ng buwis ay ubos na o ang barcode ay nabasag), ang OCR ay ginagamit, at sa kabila ng bahagyang mas mababang antas ng katumpakan nito, binabawasan pa rin nito ang pangangailangan para sa manu-manong transkripsyon ng data at inaalis ang mga error na nauugnay lamang sa pagkakamali ng tao sa pagpindot sa maling key.

Konklusyon

Ang IRS ay dapat na nangunguna sa mga kasanayan sa teknolohiya ng impormasyon sa pangangasiwa ng buwis, ngunit dahil sa kumbinasyon ng mga limitasyon sa pagpopondo at mga hamon sa pamamahala sa loob ng maraming taon, hindi. Ang archaic keystroking ng paper tax return data ay isang case study. Dalawampung taon na ang nakalilipas, hindi bababa sa 17 estado ang nag-automate ng gawaing iyon, ngunit hindi pa rin nagawa ng IRS.

Kung ang pangangailangan ay maaaring maging ina ng imbensyon, ang hindi pa naganap na papel na nagbabalik ng backlog na nagreresulta mula sa pandemya ng COVID-19 ay dapat mag-udyok sa IRS na gumawa ng mga agarang hakbang upang i-automate ang pagproseso ng mga pagbabalik ng buwis sa papel - hindi sa loob ng dalawang taon o tatlong taon ngunit simula sa paparating na panahon ng paghahain. Ang napapanahong pagbabayad ng mga refund ng buwis para sa milyun-milyong nagbabayad ng buwis ay nakasalalay dito.