Habang pinapatnubayan ng IRS ang mga nagbabayad ng buwis tungo sa self-help na mga digital na tool, kinakailangang dalhin ang “statutory mailbox rule” sa ika-21 siglo. Sa kasalukuyan, nasa batas ang panuntunan ng mailbox IRC § 7502 ay hindi nalalapat sa elektronikong pagpapadala ng maraming mga dokumentong sensitibo sa oras at mga pagbabayad sa IRS. Ang tuntunin ay nagbibigay na kung ang mga kinakailangan na itinakda sa batas ay natutugunan, ang isang dokumento o pagbabayad ay ituturing na isampa o binayaran sa petsa ng postmark na nakatatak sa sobre. Kung ang petsa ng postmark ay sa o bago ang huling araw ng panahon na inireseta para sa paghahain ng dokumento o paggawa ng pagbabayad, ang dokumento o pagbabayad ay itinuturing na napapanahon na naihain o binayaran kahit na ito ay natanggap pagkatapos ng takdang petsa. Dagdag pa, ibinibigay ng IRC § 7502(c) na ang rehistrado o sertipikadong koreo, o mga pamamaraan na itinuring na malaking katumbas ng Kalihim ng Treasury, ay prima facie na katibayan ng paghahatid. Nalalapat ang panuntunan sa mga dokumento at pagbabayad na ipinadala sa pamamagitan ng US Postal Service, mga itinalagang pribadong serbisyo sa paghahatid, at mga electronic return transmitter. Gayunpaman, ang batas at mga tuntunin sa ilalim nito ay hindi palawigin ang panuntunan sa iba pang mga anyo ng elektronikong paghahatid.

Ayon sa kaugalian, ang mga nagbabayad ng buwis ay pangunahing nakikipag-ugnayan sa IRS sa pamamagitan ng koreo, telepono, o mga pakikipag-ugnayan nang harapan. Gayunpaman, ang mga plano ng IRS ay mahusay na isinasagawa upang madagdagan ang mga digital na pakikipag-ugnayan sa mga nagbabayad ng buwis. Kabilang sa mga naturang tumaas na digital na pakikipag-ugnayan ang mga sumusunod:

• Mga Naka-fax na Dokumento.
• Ang Online Account Application. Ang IRS ay naglunsad at patuloy na nagpapaunlad ng mga kakayahan para sa online na aplikasyon ng account ng nagbabayad ng buwis. Kasama sa mga kakayahan sa hinaharap ang kakayahan ng mga nagbabayad ng buwis na "iwasto ang sarili," na inaasahang magbibigay-daan sa mga nagbabayad ng buwis at kanilang mga awtorisadong kinatawan na magsumite ng mga dokumento online.
• Mga Digital na Komunikasyon ng Nagbabayad ng Buwis. Ilang organisasyon sa loob ng IRS, kabilang ang Taxpayer Advocate Service at Small Business/Self-Employed Exam, ay nagsasagawa ng pilot ng Taxpayer Digital Communication (TDC) Secure Messaging system. Binibigyang-daan ng TDC ang mga nagbabayad ng buwis na magpadala at tumanggap ng electronic webmail, kasama ang ilang partikular na digital na dokumento, sa pamamagitan ng isang secure na portal.
• Mga Elektronikong Pagbabayad. Maaaring magbayad ang mga nagbabayad ng buwis sa IRS sa iba't ibang paraan, kabilang ang mga elektronikong pamamaraan gaya ng:
  • Mga pagbabayad sa credit at debit card;
  • Direktang Bayad, kung saan ang mga pondo ay na-debit mula sa bank account ng nagbabayad ng buwis; at
  • Ang Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Batay sa mga talakayan sa Opisina ng Punong Tagapayo ng IRS, nauunawaan ng TAS na ang posisyon ng IRS hinggil sa mga digital na pagpapadala ng mga dokumento at mga pagbabayad ay hindi gumagamit ng panuntunan sa mailbox ng IRC § 7502. Samakatuwid, ang petsa ng pagpapadala ng nagbabayad ng buwis ng isang dokumento ay hindi nauugnay, kahit na kapag ang nagbabayad ng buwis ay nagbibigay ng patunay ng transmittal. Titingnan lamang ng IRS ang petsa kung kailan talaga ito natanggap ng IRS. Ang katwiran sa likod ng desisyong ito, gaya ng ipinahayag sa National Taxpayer Advocate ng Office of Chief Counsel, ay maaaring baguhin ng mga tao ang mga petsa sa mga fax machine at computer.

Gumagamit ang mga nagbabayad ng buwis EFTPS harapin ang partikular na hindi kanais-nais na paggamot. Ang website ng EFTPS ay nagpapakita ng sumusunod na babala: “Ang mga pagbabayad gamit ang Web site na ito o ang aming voice response system ay dapat na naka-iskedyul ng 8 pm ET araw bago ang takdang petsa na matanggap ng IRS nang napapanahon. Aalisin ang mga pondo sa iyong banking account sa petsang pinili mo para sa settlement.” (Diin sa orihinal.) Nalalapat ang limitasyong ito sa lahat ng pagbabayad. Ipagpalagay na ang isang nagbabayad ng buwis ay may utang na balanse na dapat bayaran sa Abril 15. Kung ipapadala niya ang pagbabayad sa IRS bago maghatinggabi ng Abril 15, ang pagbabayad ay ituturing na napapanahon, kahit na malamang na tumagal ito nang humigit-kumulang isang linggo hanggang sa matanggap, mabuksan, at pinoproseso ang tseke. Kung isusumite niya ang bayad sa EFTPS, ituturing na huli ang pagbabayad kung isusumite niya ang transaksyon pagkalipas ng 8 pm sa Abril 14 (28 oras na mas maaga), kahit na ang bayad ay ide-debit mula sa kanyang account sa Abril 16 – mga isang linggo na mas maaga kaysa kung isusumite niya ito sa pamamagitan ng koreo.

Ang pagkakaibang ito sa pagtrato ng mga pagbabayad na ipinadala sa koreo at isinumite sa elektronikong paraan ay walang kabuluhan. Kung ihahambing sa isang ipinadalang tseke, ang isang elektronikong pagbabayad ay natatanggap nang mas mabilis, mas murang iproseso, at inaalis ang panganib na ang isang nai-mail na tseke ay mawawala o mailagay sa ibang lugar. Ngunit sa halip na hikayatin ang mga nagbabayad ng buwis na gumamit ng EFTPS, ang mga kaugnay na deadline ay nagsisilbing isang pagpigil.

Ang medyo hindi kanais-nais na pagtrato sa mga isinumiteng dokumento at pagbabayad sa elektronikong paraan ay nagpapahina sa mga pagsisikap ng IRS na hikayatin ang higit na paggamit ng mga digital na serbisyo. Sa katunayan, nang walang elektronikong bersyon ng patakaran sa mailbox na ayon sa batas, maaaring mag-alinlangan ang mga practitioner na magpadala ng anumang mga dokumentong sensitibo sa oras o mga pagbabayad sa elektronikong paraan dahil sa takot na makagawa ng malpractice. Higit pa rito, ang mga hindi kinatawan o hindi sopistikadong nagbabayad ng buwis ay maaaring mapahamak dahil ipinapalagay nila na ang petsa ng pagpapadala ng digital na dokumento o pagbabayad ang magkokontrol. Ang paggamit ng digital na paraan ay maaaring makompromiso ang mga karapatan at proteksyon ng nagbabayad ng buwis, lalo na ang karapatang hamunin ang posisyon ng IRS at marinig. Naaapektuhan din nito ang karapatan ng nagbabayad ng buwis sa isang patas at makatarungang sistema ng buwis dahil ang elektronikong paghahatid ng mga dokumento at pagbabayad ay nagpapadali sa napapanahong pagsusumite ng mga dokumento at pagbabayad. Kung gusto ng IRS na hikayatin ang mga nagbabayad ng buwis na gumamit ng mga digital na paraan ng pagsusumite at pagbabayad ng dokumento, ang mga nagbabayad ng buwis ay dapat magkaroon ng parehong mga proteksyon kapag nagsumite sila nang elektroniko gaya ng ginagawa nila kapag nagpapadala sila ng dokumento o nagsuri sa pamamagitan ng US Postal Service o isang itinalagang serbisyo sa paghahatid.

Maging ang Tax Court sa Pearson v. Komisyoner, 149 TC No. 20 (Nob. 29, 2017), kinilala ang pangangailangang dalhin ang naaayon sa batas na panuntunan sa mailbox sa ika-21 siglo. Ang hukuman, na nakaupo sa en banc, ay nagsabi na ang selyo na binili sa internet at nakakabit sa isang sobre ay lumilikha ng isang pribadong postmark mula sa petsa ng pagbili para sa mga layunin ng mga regulasyong inilabas sa ilalim ng IRC § 7502.

Alinsunod dito, sa aking taunang ulat noong 2017, gumawa ako ng isang rekomendasyong pambatas na amyendahan ang IRC § 7502 upang matugunan ang mga isyung ito. Sa partikular, inirerekumenda ko na amyendahan ng Kongreso ang batas upang idirekta ang Kalihim na maglabas ng mga regulasyon na nag-aangkop sa tuntunin ng mailbox na maihahambing sa mga dokumento at mga pagbabayad na isinumite ng isang nagbabayad ng buwis hindi alintana kung ang mga ito ay isinumite sa elektronikong paraan o sa pamamagitan ng koreo. Sa partikular, ang mga regulasyon ay dapat magbigay ng lawak kung saan ang kumpirmasyon o pagtanggap ng electronic transmission ay nagbibigay ng parehong mga proteksyon tulad ng isang postmark mula sa US Postal Service o isa pang itinalagang serbisyo sa paghahatid. Dagdag pa, ang mga regulasyon ay dapat magbigay ng mga paraan kung saan ang isang nagbabayad ng buwis ay maaaring elektronikong magpadala ng dokumento at makatanggap ng resibo o kumpirmasyon na prima facie na ebidensya na natanggap ng IRS ang dokumento o pagbabayad sa petsang makikita sa resibo.

Sa pagbalangkas ng patnubay at patakarang pang-administratibo tungkol sa mga pagkumpirma ng fax, mahalagang tandaan na nasa ilalim ang mga parusang kriminal IRC § 7206 para sa mga palsipikasyon ng mga talaan ay ilalapat sa mga elektronikong pagsusumiteng mga resibo at pagkumpirma sa parehong paraan tulad ng gagawin nila sa iba pang mga talaan ng nagbabayad ng buwis. Samakatuwid, dapat isaalang-alang ng IRS ang pagpayag sa mga nagbabayad ng buwis na gumamit ng kanilang sariling mga personal na fax machine at hilingin sa nagbabayad ng buwis na gumawa ng isang pahayag, na nilagdaan sa ilalim ng mga parusa ng pagsisinungaling, tungkol sa katumpakan ng selyo ng petsa sa kumpirmasyon ng fax kung ang petsa ng pagtanggap ng IRS ay magiging isyu. .